Porttelefoni via telefon har blivit ett uppmärksammat och kostnadseffektivt alternativ för fastighetsförvaltare. Den nya sortens porttelefon och passersystem har tidigare varit en vanlig receptionslösning men börjar nu bli mer uppmärksammad inom bostadsförvaltning. Genom de nya porttelefonilösningarna är förvaltaren inte tvungen att infinna sig på en viss plats en specifik tidpunkt, utan kan röra sig fritt och styra in- och utsläpp på distans.
En annan form av IP porttelefoni som blir allt vanligare att installera idag inom flerbostadshus är att koppla porttelefonin till en molntjänst istället för via en lokal server i byggnaden. Tjänsten gör att förvaltaren inte behöver installera nya servrar som ska underhållas och uppdateras utan porttelefonen kopplas istället till ett befintligt system via nätet och uppdateringar sker per automatik. Besparingar kan göras genom en större optimering av fastighetsdrift på distans och säkerheten i fastigheten ökar då nycklar inte längre behöver lämnas ut till tillfälliga besökare. Exempelvis hantverkaren, städfirman eller reparatören kan via IP porttelefoni släppas in genom kommando på datorn eller telefonen vilket förenklar förvaltningen och sparar in tid och pengar. Andra liknande lösningar som underlättar förvaltarens styrning på distans växer även genom digitala boenderegister och bokningssystem.
Resultatet av en undersökning från projektsamarbete mellan KTH och NCC presenterades nyligen som visade att driftoptimering, med ny avancerad styrning av fastighetsdriften, kan sänka fastigheternas driftkostnad mellan 15 till 30 procent.